Cómo emitir su primera factura electrónica
· 2 min de lectura · JOSÉ LUIS ORBES
De la pantalla en blanco al comprobante autorizado. Lo que hay que tener listo antes, y los cuatro pasos que se repiten siempre.
Emitir la primera cuesta. De la segunda en adelante son dos minutos.
Antes de la primera factura hacen falta tres cosas
- La firma electrónica. Es un archivo .p12 que se compra en el Banco Central, Security Data u otra entidad autorizada. Sin ella no sale ni un comprobante: la firma es lo que convierte un documento en un comprobante válido.
- El establecimiento y el punto de emisión. De ahí sale el número: 001-001-000000001. Los da el SRI, no se inventan.
- Al menos un producto y un cliente. Aunque sea uno de prueba.
Si le falta la firma, el sistema se lo dice antes de dejarle empezar. No es un capricho: emitir sin firma no es emitir mal, es no emitir.
Los cuatro pasos, siempre los mismos
1. El cliente. Se busca por RUC, cédula o nombre. Si no está, se crea sin salir de la pantalla. El sistema valida el dígito verificador: un RUC mal escrito el SRI lo devuelve.
2. Las líneas. Producto, cantidad, precio. El IVA sale de la ficha del producto, no se escribe a mano en cada factura. Ahí está la mitad de los errores de facturación de cualquier negocio.
3. La forma de pago. Efectivo, tarjeta, transferencia, crédito. Si es a crédito, se pone el plazo y la factura entra sola en la cartera por cobrar.
4. Emitir. El sistema arma el XML, lo firma, se lo manda al SRI y espera la respuesta. Autorizado en segundos.
Lo que pasa después, sin que usted haga nada
- El cliente recibe su factura por correo, con el PDF y el XML.
- El comprobante queda guardado los siete años que exige la norma.
- La venta descuenta del inventario.
- Y si lleva contabilidad, el asiento se hace solo.
Si el SRI no contesta
La factura ya es válida: vale desde que se firma aquí, no desde que el SRI responde. Queda en espera y el sistema reintenta solo. Usted siga vendiendo.